Участие в научных мероприятих
Процедура подачи заявки
В научную комиссию Московского института электроники и математики заявки на трэвел-гранты и участите в онлайн-мероприятии могут подавать следующие категории заявителей:
- профессорско-преподавательский состав МИЭМ, по основной ставке, работающие на полную ставку;
- студенты, магистранты и аспиранты МИЭМ очной формы обучения.
Остальные категории заявителей обращаются в Научный фонд.
Заявки подаются в электронном виде через Единый личный кабинет НИУ ВШЭ. Сервис можно найти через Научные сервисы/Трэвел-гранты для сотрудников, студентов, аспирантов.
В случае представления доклада в соавторстве заявка может быть подана только одним из соавторов.
Заявки принимаются не позднее чем за 45 дней до начала поездки.
В заявку необходимо включить:
- Материалы доклада;
- Предварительную программу мероприятия.
- Приглашение или иной документ, подтверждающий участие заявителя в мероприятии с докладом, если это не отражено в программе.
- Перевод приглашения (В случае, если оно на иностранном языке).
- Рекомендательное письмо от научного руководителя (для студентов)
- Служебную записку на командирование в случае очного участия (для сотрудников)
Шаблон СЗ для российских командировок
Шаблон СЗ для зарубежных командировок
Данные для заполнения служебной записки:
Наименование структурного подразделения: Московский институт электроники и математики им. А.Н. Тихонова
Источник финансирования командировки (основной): 41010ОБР 134277 02.20 21012300 112
Код мероприятия дорожной карты: 5.1.2
Направление раходования средств: 5
В случае, если у сотрудника имеются задолженности за предыдущие командировки, научная комиссия МИЭМ НИУ ВШЭ вправе отказать сотруднику в о оформлении командировки за счет средств ФАР МИЭМ НИУ ВШЭ.
При наличии задолженности за предыдущие командировки сотрудник вправе направить директору МИЭМ НИУ ВШЭ соответствующую служебную записку с просьбой о его командировании, с визой секретаря научной комиссии МИЭМ НИУ ВШЭ.
Для справки:
Предельные нормы возмещения расходов по найму жилья в загранкомандировках
Размер суточных в загранкомандировках
На одно научное мероприятие может быть поддержано не более 3 заявок от cотрудников и не более 5 – от студентов.
Заявки на участие с постером принимаются только от студентов.
Возмещение расходов на проезд к месту командирования и обратно происходит только при наличии посадочных талонов.
Проездные билеты должны быть только эконом-класса.
Проживание допустимо только в отеле со звездностью не выше 4.
Оформление командировки
Оформление командировки для сотрудников и студентов, заявки которых были поддержаны научной комиссией МИЭМ НИУ ВШЭ.
Для сотрудников
В течение трех рабочих дней после возвращеня предоставить в бухгалтерию НИУ ВШЭ (Кривоколенный пер., 3а, Финансовая приемная; вход через здание, расположенное по адресу Мясницкая, 20, далее на 2 этаже повернуть налево и по красной дорожке идти до ее окончания):
- авансовый отчет,
Обращаю Ваше внимание, что бланк должен быть в книжном формате (а не в альбомном) и двусторонний на одном листе (а не односторонним на двух листах).
- заявление на перечисление на карту МИР,
- документы, подтверждающие участие в конференции (сертификат, диплом, письмо на почту и т.д.),
- документы, подтверждающие произведенные расходы (чеки, посадочные талоны, справки, доказывающие, что проживание было в стандартном одноместном номере, выписки с карт, подтверждающие оплату и тд),
- сканы 1 страницы загранпаспорта, страницы с визой и страницы с печатями о пересечении границы (если командировка была за пределами РФ)
При нарушении сроков сдачи авансового отчета в бухгалтерию НИУ ВШЭ необходимо предоставить служебную записку на имя и.о. директора, научного руководителя МИЭМ НИУ ВШЭ Крука Е.А. с объяснением причин позднего срока сдачи документов.
Если даты мероприятия попадают на даты отпуска, то необходимо оформить перенос отпуска.
Заявление на перечисление для сотрудников
Образец старого авансового отчета. Необходимо использовать новый шаблон АО
Образец старого авансового отчета
Для студентов и аспирантов
В течение трех рабочих дней после возвращения с мероприятия необходимо предоставить в бухгалтерию НИУ ВШЭ (Кривоколенный пер., 3а, Финансовая приемная; вход через здание, расположенное по адресу Мясницкая, 20, далее на 2 этаже повернуть налево и по красной дорожке идти до ее окончания):
- документы, подтверждающие произведенные расходы (чеки, посадочные талоны, справки, доказывающие, что проживание было в стандартном одноместном номере, выписки с карт, подтверждающие оплату, и тд.),
- заявление на перечисление на карту МИР,
- документы, подтверждающие участие в конференции (сертификат, диплом, письмо на почту и т.д.),
- сканы 1 страницы загранпаспорта, страницы с визой и страницы с печатями о пересечении границы (если командировка была за пределами РФ)
Заявление на перечисление для студентов
Внимание! Расходы на поездку покрываются только по возвращении с конференции.
Отчетность
Всех получивших трэвел-грант мы просим подготовить репортаж с информацией о мероприятии (с фотографиями) для сайта факультета.
Репортажи с фотографиями и научный отчет необходимо присылать в течение недели после завершения поездки на адрес: saksenov@hse.ru.
Шаблон отчета
В том случае, если отчет не предоставляется, научная комиссия не сможет принять к рассмотрению Ваши последующие заявки на трэвел-гранты.
РЕГЛАМЕНТ принятия решений о финансировании участия работников, аспирантов и студентов Национального исследовательского университета «Высшая школа экономики» в научных мероприятиях