Организация проектной работы

Проектный офис – это структурное подразделение МИЭМ НИУ ВШЭ, основными задачами которого являются:

- структуризация и координация «жизни» проектов;

- внедрение и координация проектной работы.

Чем одно отличается от другого? Управление «жизнью» проекта – это работа с проектом, как активностью. А управление проектной работой – это координация действий людей в рамках проекта.

Давайте разберемся как протекает жизнь проекта в МИЭМ НИУ ВШЭ и как происходит работа в проектах.

Жизнь проекта:

В первую очередь проект должен попасть в ротацию (базу проектов) проектного офиса. В настоящий момент существует три типа проектов по способу их привлечения:

– внешние (от внешних заказчиков);

– внутренние (от структурных подразделений НИУ ВШЭ);

– инициативные (от студентов, намеренных участвовать в реализации поданного проекта).

На старте все проекты попадают в Песочницу – общая база проектов, где хранятся/ редактируются/ оцениваются все новые проекты. На первой стадии проектный офис рассматривает поступившие проекты и контролирует их наполненность минимальной необходимой информацией:

- название проекта (должно отражать суть и/или результат);

- тип проекта (программно-аппаратный, программный, исследовательский, стартап);

- руководитель проекта (из числа сотрудников НИУ ВШЭ);

- команда проекта (конкретные люди и/или количество вакансий);

- описание/паспорт проекта.

После предварительной оценки проектным офисом и наполнения минимальной необходимой информации, проект направляется на рассмотрение академической комиссии, которая принимает решение о его дальнейшей судьбе и накладывает резолюцию:

- утвердить;

- корректировать (может быть предложено поменять название, тип, кол-во участников и т.п.);

- отклонить.

Утвержденные проекты из Песочницы попадают в каталог Утвержденных проектов. На данном этапе проекты могут быть дополнены различной информацией:

- расширенное описание и детализация паспорта проекта;

- участники проекта;

- консультанты/ кураторы/ представители заказчика проекта;

- любая дополнительная информация, конкретизирующая работу в проекте.

Именно из этого каталога потенциальные члены проектных команд выбирают себе проекты для реализации. Причем делать это можно в любой момент. Весьма приветствуется, когда студенты, понимая, что в следующем учебном году у них начнется проектная работа, заранее выбирают себе проекты и начинают учебный год уже в составе проектной команды!

Завершающим этапом жизни проекта является его защита, после прохождения которой проект может быть:

- перемещен в архив;

- пролонгирован на следующий срок (для выполнения той же командой, например, в формате «Проект как ВКР» или передан другой команде);

- запущен в самостоятельную жизнь (например, как стартап или решенная задача для Заказчика).

Виды контрольных точек:

 Первый промежуточный отчет – представление проекта, состоящий из двух обязательных элементов:

- видеоролик – создается командой проекта как промо-материал. Главной задачей видеоролика является привлечение внимания аудитории к проекту. Поэтому никаких особых ограничений или рекомендаций для подготовки данного материала нет – предоставляется почти полная свобода для творчества и креатива команды. Ролик заранее направляется командой в проектный офис для ознакомления и трансляции перед выступлением команды перед комиссией;

- презентация – презентационный материал, основная задача которого объяснить аудитории суть проекта и план работы по его реализации. Здесь должны быть представлены: описание целей и задач, доказательство обоснованности реализации именно этого проекта, ожидаемые результаты и методы их достижения, а также план работы над проектом и распределение ролей проектной команды. Представляет свой проект обычно кто-то один из команды проекта, но присутствовать должна вся команда, включая руководителя, т.к. вопросы у Комиссии могут возникнуть к любому члену команды;

- в случае потребности в финансировании (закупка оборудования, деталей, расходных материалов, ПО и т.п.), команды представляют смету.

 Второй промежуточный отчет о проектной работе предусмотрен в формате постерной сессии и выполняется в два этапа:

- первый этап подразумевает короткое (60 секунд) выступление перед аудиторией с любыми презентационными материалами (видео, аудио, презентация, макет и т.п.). Задача – заинтересовать аудиторию и пригласить к своему стенду для ознакомления и обсуждения.

- второй этап – это непосредственно постерный доклад: формат представления текущих результатов работы, тезисно отображенных на постере. Команды описывают и комментируют текущую ситуацию, объясняют возникшие трудности и их решение, сообщают о своих дальнейших действиях и планах внедрения;

Третий, уже не промежуточный, а финализирующий отчет – это защита проекта, во время которой команды представляют:

- полученные результаты;

- техническую и пользовательскую документацию;

- прототипы/ макеты/ опытные образцы/ программные решения и т.п.;

- опыт внедрения;

- планы и перспективы проекта.

Проект проходит одну контрольную точку за одну проектную сессию.

Расписание проектных сессиий:

Учет затраченного на проектную работу времени ведется в цифровой облачной среде, посредством специализированной системы управления проектами (трекер), доступ предоставляется каждому участнику проектной команды.